依托信息平台,构建智慧公寓 大学生公寓信息平台的搭建及功能应用
发布时间:2016-01-07 浏览次数:

摘  要:系统性、智能性、共享性、多维性、联动性的学生公寓信息平台为高校学生公寓智慧化管理创造了良好的工作环境和空间保障。借助于学生公寓信息管理系统建设与完善,大学生公寓中心通过与学校相关职能部门的信息共享和职责交互,实现学生公寓管理服务工作向管理、服务、育人等内容的全新拓展。
关键词:信息平台;智慧公寓;管理信息系统;功能管理
   随着高校信息化建设的不断推进,高校学生公寓管理的信息化基础也有了长足的发展。然而,长期以来,学生公寓管理手段普遍相对落后于时代发展,管理服务手段长期处于低层次人工化阶段,导致信息资源孤岛效应普遍存在、信息管理分析统计困难等问题。如何推动学生公寓管理的信息化建设,构建一个良好的学生公寓管理体系,充分发挥公寓信息管理系统的应用及功能拓展,既是学生公寓管理工作提高管理效率,提升服务质量的要求,也是满足高校后勤保障提出的高要求的重要举措,逐步完善以育人功能为特色的智慧大学生公寓的必然选择。
一、我校学生公寓信息管理系统的应用现状
   近年来,随着高校整体信息化工作建设的不断推进,大学宿舍的硬件基础设施、相关配套设备陆续完善,计算机技术应用的整体氛围日益浓厚,为学生公寓信息化管理提供了有利的客观物质条件。建立先进而实用、稳定而高效的公寓信息管理系统是信息化建设的主要目标。信息化管理的精髓是信息集成,其核心要素是数据平台的建设和数据的深度挖掘,通过信息管理系统把管理各环节集成起来,共享信息和资源,同时利用现代的技术手段来实现有效地支撑组织的决策系统。随着高校建设发展的需要,学生公寓管理机制不断创新,综合管理水平不断提升,对公寓信息化建设的自动化、智能化、精确化提出了更高的要求。
   我校学生公寓信息化建设的依托平台是以奥蓝学生管理信息系统软件V1.0为核心,以“微”平台和“群”平台为辅助的三大平台建设。奥蓝系统是一套面向高等院校学生管理多层次的综合管理系统,其结构有六大核心功能模块,分别为:学生管理、用户管理、消息管理、信息标准、系统管理、文档资料。用户权限决定功能模块的使用,其中,学生宿舍管理模块是奥蓝系统的一个子系统,也是其中一个重要功能模块,主要处理学生、班级、宿舍、院系信息,并在实践中不断探索拓展一些公寓常规管理服务功能。“微”平台是我校后勤集团积极利用微信覆盖广、操作灵活、方便、智能的特点,搭建的一套微信公众号平台,一方面在手机端使用微信来宣传后勤服务信息,另一方面将师生信息一种反馈到微信公众平台上来。“群”平台是学生公寓根据需要创办中心办公QQ群、各栋楼管会QQ群、楼栋学生QQ群等信息平台,及时发布中心工作动态、宿舍安全卫生检查通报、天气预报、生日祝福、服务信息等涉及学生住宿的多方面信息,并和学生及时交流沟通,对学生的问题及时答疑。
二、我校学生公寓信息化系统平台功能和运用效果
   奥蓝学生管理信息系统尤其是学生宿舍管理在实现信息化后,我们发现通过这一系统加强了公寓中心和院部学工等校职能部门的数据资源共享。各类信息查询、处理更为方便、及时、透明;学生公寓管理服务工作简化了部分程序,提高了工作效率。“微”平台和“群”平台进一步健全学生公寓信息管理服务系统,通过持续地运作和改进,最终形成较为完善的管理系统,使其成为能涵盖公寓多功能、全方位全部管理服务内容、有效进行日常管理的强大工具。
   三个信息化平台搭建以来,信息传达、交流更加方便快捷,意见征求、建言献策渠道更加畅通高效,学生公寓工作信息化水平明显提高,极大提高了我校学生公寓管理服务的功能和效果。
   1、查询功能,优化住宿资源,提高工作效率。我校奥蓝系统提供信息查询功能。进入我校奥蓝系统首页后,在系统首页点击“学生管理”,进入学生管理模块,点击系统首页“宿舍”,进入学生宿舍管理信息模块。根据系统管理数据类型,学生宿舍管理模块含有的基本信息包括班级信息、宿舍信息、学籍变动、行政处分等信息。用户可以根据学生处授予的管理权限, 对三校区所有宿舍信息进行查询,如点击“宿舍”,我校三校区楼栋、寝室、朝向、人数等立即就会出现;选中某一间寝室,则会出现该寝室的院系、班级、寝室成员的学号、姓名、性别、入学时间等信息。
   学生管理人员下宿舍是学生宿舍模块中的一个重要功能。我校对班主任、辅导员进宿舍有工作考核要求,学生公寓一直按照学校要求对班主任、辅导员进宿舍工作登记记录进行统计和汇总,并及时发布到奥蓝系统。进入“宿舍”后,点击“学工人员下宿舍”,我校所有学院学工老师的信息就会出现。学生公寓工作人员可以根据统计的学工人员所在学院和姓名进行信息输入,主要有学工人员姓名,进入学生楼栋时间、离开时间、操作人员、操作时间等,从而为学校职能部门考评学工宿舍管理提供了详实的信息资源。
   2、管理功能,实现信息联动,提高管理水平。学生宿舍安全是学生公寓管理服务的核心职能之一。为此,我校引进无障碍通道监控联动管理系统。该系统较为有效的解决了学生宿舍安全疏散、住宿信息查询监控、强化安全管理等问题。通过与校园一卡通平台数据系统和奥蓝数据系统实现无缝对接,以记忆功能、定位回放、声光图像结合、实时显示等技术,对学生的晚归、夜不归宿、外来人员进入楼栋等安全情况及时统计。
   我校每周都会对学生宿舍进行安全卫生检查,并将检查情况进行汇总,并将检查情况进行公示。在没有奥蓝系统以前,每周安全卫生情况通报只能通过电子邮件进行发送,并在公寓楼厅进行信息公示,公寓信息管理就存在一定的不够及时和透明。在奥蓝系统使用后,根据用户权限设置,学生公寓工作人员可以使用消息管理对每周学生公寓安全卫生检查情况进行消息及时与权威的发布。消息发送后会直接出现在系统首页公告栏中,便于每日登陆系统的各学院班主任、辅导员第一时间阅览共享与管理参考。
   3、服务功能,规范服务流程,便捷服务对象。学生走读办理是宿舍动态管理的重要工作,也是一个牵一发而动全身的系统工作。原有的走读模式是纸质化办理,需要学生填写走读申请表,上面有班主任、学院负责人、学生处分别盖章签字,学生公寓才可以给学生办理走读退钥匙程序。一个走读流程办理下来,需要耗费学生相当的精力和时间,也增加了我们管理服务人员的非常规性工作量。奥蓝系统学生宿舍管理模块包含学生走读程序办理功能,极大精简了学生的办理程序,走读规范要求只需要系统上进行认证即可。在学生将走读程序完成后,只需要带着宿舍钥匙到所在校区办公室办理退宿手续即可,简单方便快捷。
   4、沟通功能,建立多元化平台,高效交流反馈。为进一步提高我校学生公寓管理水平和服务质量,我校公寓管理充分利用网络信息技术手段,依托网络技术,积极打造网络微信公众平台、QQ群平台等“两个平台”,创新公寓管理服务模式,推进学生公寓信息化建设,为我校师生提供便捷、高效服务。两个信息化平台搭建以来,信息传达、交流更加方便快捷,意见征求、建言献策渠道更加畅通高效,学生公寓工作信息化水平明显提高。通过搭建“微”平台、“群”平台,利用网络信息技术手段,依托网络技术,创新公寓管理服务模式,推进学生公寓信息化建设,为我校师生提供便捷、高效服务。
三、我校学生公寓信息化建设平台发展中所存在的不足
虽然公寓管理信息化系统的发展越来越重要,在高校信息化建设中也是在飞速发展,但在发展过程中还存在一些不足。
   1、公寓信息化系统的硬件建设、资源开发以及多种应用系统的建设力度不够。我校奥蓝管理信息系统作为一个全校性、全方位的信息管理系统,对学生公寓信息管理系统的平台建设的作用没有充分发挥。我校目前还没有建构三校区所有宿舍的信息系统全面覆盖,现有的学生住宿的信息化资源,没有充分利用。
   2、公寓管理服务工作的组织信息化建设系统不全面。奥蓝学生管理信息系统尽管实现了学校各职能部门之间的信息互享,但是奥蓝信息系统对学生公寓管理的支撑仍然不够,作为其子系统的学生宿舍管理模块在学生公寓管理存在不足,还需要不断完善和提升。
   3、公寓信息化建设管理队伍水平不高。建立专业而稳定的信息系统维护管理人员,通过加强培训,使其能充分把握学生公寓的运行规律,从信息管理上提升公寓管理服务的内涵。在学生公寓信息管理系统人员管理模块建设中,全面加强同我校学生管理部门及院部学工人员的联系沟通,取得他们的积极支持,充分利用奥蓝系统实现信息联网、信息共享的便利,为进一步强化管理互动和全面参与,奠定扎实的基础。增强公寓管理服务人员信息化建设的意识,促进他们能熟练地运用网络和计算机技术,提高管理服务的水平和效率
四、学生公寓信息化建设需要在发展中不断拓展和完善
   学生公寓的信息化建设并不能一蹴而就,而是一个需要不断发展和完善的过程。从学生公寓信息化建设的科学规范、安全管理、育人功能和拓展角度而言,它需要在以下方面进一步拓展和完善:
   1、制定和完善我校学生公寓信息化建设管理标准和办法,以确保公寓信息系统的有效使用和数据处理的规范化、标准化。公寓管理服务工作越来越繁重和琐碎,各类信息的登记、汇总、统计、分析面临较大的工作量。通过学生公寓信息化建设,可以实现住宿学生信息、住宿资源、房间分配、宿舍门禁、住宿日常管理等各种查询和统计功能。因此,公寓管理的信息化、智能化、精确化已成为公寓管理环节的重要一环以及必然趋势。让学生公寓信息系统现成为公寓管理人员的管理手段和服务工具,不仅提高学生公寓的管理过程的规范化、管理方法的科学化、管理模式的合理化、管理质量的标准化,还可以实现公寓信息自动化、智能化、精确化;使管理工作效率得到大幅提升,管理效果更加优化,也可以为高校实现整体信息化管理创造条件。因此需要加大对公寓信息化管理的投入,不断完善学生宿舍信息系统。
   2、建构“数据无边界、管理有边界”的智慧公寓。学生公寓管理服务的主要特征是多维性,即后勤、学工、学院、党团、保卫等部门的齐抓共管。建立智慧公寓,实现数据联动、信息共享平台,推进各部门各负其责、多位一体的学生公寓管理模式。结合我校学生公寓管理实际,在现有信息管理系统的基础上,需要不断充实完善能全面反映学生公寓管理服务的内容,主要包括两大方面:一是增加公寓管理信息系统中管理功能,如住宿收费管理、设施设备的管理、公寓文明和文化建设管理等。二是健全信息系统的一些服务功能,如推行网上便民服务、网上报修服务,实现学生足不出宿舍即能享受社会化、人性化、高水平、全方位的延伸服务,并形成和完善服务工作的监督检查功能;
   3、着力增强学生公寓信息管理系统的育人功能模块建设。育人功能是学生公寓管理服务工作的最大体现。学生公寓管理应该借助于学校职能部门之手,在潜移默化的管理服务之中,实现其服务育人、管理育人的功能要求。具体说来,就是要在我校奥蓝系统中扩充信息管理系统中的外部沟通功能和信息发布力度,如信息即时反馈。互动平台建设、楼管会管理网络建设、心理健康教育等功能。
   4、实现公寓信息化平台的综合数据融合功能。当前高校学生正处于信息化、数据化时代,学生在校园可以随时随地WiFi、4G上网,并在各种社交平台进行参与和互动、具有移动性、社交性等特点。所以需要建立一个体系,对各种信息进行大数据分析。从学生公寓发展的层面,需要资源融合和共享,实现科学化、精细化管理。为更好地为学生及学校有关部门提供个性化服务、推荐服务、情景导航、一站式服务,实现信息透明、数据开放、增值服务等,实现无缝对接服务,随时随地不受时空限制的服务,在学生公寓管理的迎新、门禁、常规管理等相关技术信息通过奥蓝系统建立有效整合跨部门服务资源和各类管理信息资源数据融合平台。
   总之,学生公寓信息管理系统的系统性、智能性、共享性、联动性、多维性等特征为高校后勤社会化改革时代学生公寓管理功能拓展提供了技术上的可能性和现实性。针对江苏科技大学目前后勤集团定位及学校赋予学生宿舍管理职能,在公寓管理信息系统建设上,我们有必要充分利用好“学生管理信息系统”的系统性优势,力求改变以往各类管理系统的简单功能,着力学生公寓内部管理的完善和外部功能的互动,从而为学生公寓管理服务工作的健康开展提供坚实支撑,真正实现并达到服务育人、管理育人的目的,更好地为广大师生提供高效优质的服务,实现信息化管理服务的功能优化与提升。

(江苏科技大学后勤集团公寓中心  包文斌  丁金花